Las empresas para cumplir un servicio efectivo necesitan estar en constante comunicación no solo en la gestión interna, sino también con sus clientes. Sin embargo, intercambiar ideas entre los empleados u ofrecerle atención a los consumidores de forma personal supone mucho tiempo, lo cual puede terminar convirtiéndose en un obstáculo comercial.

Afortunadamente la tecnología no se detiene en crear nuevos y avanzados sistemas de comunicación para los negocios, como la centralita virtual, el cual es un sencillo panel de control que integra de forma fácil distintos dispositivos móviles facilitando la comunicación entre los empleados y el público.

Es momento de descubrir por qué este sistema avanzado supone un factor primordial para aumentar las posibilidades de éxito empresarial.

Este sistema avanzado de telefonía IP permitirá que las compañías desarrollen una gestión profesional de las llamadas que ingresan a diario a la empresa, mediante un servicio totalmente inteligente que funciona mediante la comunicación por voz. Sin duda, la centralita virtual elimina todos los obstáculos de tiempo y lugar que se pueden presentar para un negocio.

Este sistema está alojado en un servidor del proveedor en cuestión, lo cual es favorable para el negocio contratante, porque la empresa prestadora del servicio se encarga del mantenimiento y buen funcionamiento de la centralita virtual. En este sentido solo necesita conexión a Internet para que funcione este sistema inteligente y se requiere del uso de un ordenador, tablet o dispositivo móvil.

Principales funcionalidades

Cada proveedor de este tipo de sistemas ofrece distintos servicios y tarifas, no obstante, hay un conjunto de funcionalidades destacadas que normalmente corresponden a las funcionalidades básicas de las centralitas virtuales.

■ Envío de fax virtual por Internet.

■ Servicio para números internacionales.

■ Call me back.

■ Rellamada automática.

■ Agenda corporativa.

■ Buzón de voz.

■ Desvío de llamadas mediante centralitas voip.

■ Multiconferencias.

■ Fax en su mail.

De esta manera es importante destacar que cada una de estas funciones son personalizables mediante la configuración del sistema de cada uno de los clientes. También es posible que se añadan al servicio otros elementos como las videollamadas, el chat de texto y la oportunidad de incorporar más personas a la comunicación.

Para que funcione este panel de control solo es necesario contar con una conexión a Internet y disponer de un dispositivo fijo o móvil para establecer la comunicación. De esta manera la centralita virtual genera línea telefónica a cada una de las extensiones mediante fibra, ADSL, 4G y WiMAX. En el caso de la conexión 3G no es recomendable porque genera una calidad bastante variable.

En lo que se refiere al ancho de la banda va a depender del número de llamadas simultáneas que la empresa pretenda realizar a diario, lo más aconsejable es disponer de 1 mb de subida y de bajada por cada llamada.

En cuanto a los dispositivos móviles se requieren equipos compatibles con la tecnología IP, como teléfonos IP, los cuales son los más recomendados y de mejor calidad. Asimismo, los móviles integrados que cursan las llamadas a través de la red móvil, tanto para la emisión como para la recepción.

De igual manera, con un adaptador ATA se pueden utilizar dispositivos analógicos VoIP, ya que permite convertir esta señal en paquetes de datos para usar los equipos tradicionales, así como con softphones, los cuales son apps y programas que emulan teléfonos que permiten la comunicación desde smartphones y ordenadores.

Definitivamente para contratar una empresa dedicada a ofrecer el servicio de centralita virtual hay que fijarse que garanticen estabilidad durante la comunicación, un panel de gestión completo, soporte técnico, manuales a disposición del cliente y servidores en España.

Desde el panel de gestión será posible consultar las llamadas y modificar el funcionamiento de la centralita en el caso de que lo requiera, mientras que el apoyo técnico es imprescindible para solventar cualquier fallo que ocurra con el sistema. Mientras que las guías son de gran importancia para la atención de los usuarios, y finalmente la estabilidad del servicio es importante para no sufrir interrupciones o paralizaciones, las cuales pueden suponer una pérdida de dinero enorme.

■ Permite la integración de todos los sistemas más importantes de CRM, lo cual posibilita una gestión comercial y corporativa más eficaz.

■ Mayor ahorro en la instalación y el mantenimiento, ya que los servicios telefónicos en la nube suponen una inversión inicial mínima.

■ Gran flexibilidad geográfica, lo cual facilita la operatividad interna y promueve la internacionalización.

■ Atención personalizada en caso de ocurrir un fallo técnico.

Sin duda, una centralita virtual es un sistema obligado para las empresas que pretenden proyectar su marca, ya que al facilitarse la comunicación entre los empleados, de forma automática se optimizan los servicios al cliente y se facilita la proyección del negocio sin limitaciones geográficas.